Técnicas de organización personal

Podríamos decir que organizar consiste en crear un sistema o estructura que nos ayude a conseguir nuestras metas y objetivos, utilizando al máximo los recursos y medios de los que disponemos.

Relacionamos muchas veces la idea de “estar organizado” simplemente a crear una lista de tareas en una aplicación móvil. Sin embargo, existen otros elementos que son parte fundamental del éxito o fracaso de una buena organización personal, y esos elementos de los que vamos a hablar hoy, no son otra cosa que habilidades personales.

Hoy me gustaría presentaros 7 habilidades que Verónica Fernández Mesías, consultora y formadora en Management & Planning, considera imprescindibles para la organización y gestión diaria:

– Habilidad de predisposición

– Habilidad de preparación y planificación

– Habilidad de organización

– Habilidad de trabajo bajo presión

– Habilidad de delegar

– Habilidad de gestión de interrupciones

– Habilidad de orientación a resultados

¿QUÉ PODEMOS HACER PARA MEJORAR CADA UNA DE ESAS HABILIDADES?

Acciones para mejorar la habilidad de predisposición

– Aclarar tus funciones, tener objetivos bien definidos (smart)

– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc – hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)

– Reservar tiempo para planificar

– Distribuir tiempo del día en rojo (ocupado) y verde (disponible)

– Programar, planificar las tareas en el acto – anotarlas (para no olvidarlas)

– Saber decir no asertivamente al estar ocupado y coordinar peticiones en tiempo disponible

– Revisar planificación periódicamente

– Planificar tiempo y libre y descansos – poner alarmas

– Hacer lista de disculpas y alternativas cuando estás en tiempo rojo

– No usar el correo para discusiones importantes y de origen personal

– Pedir formalización de agenda de reuniones

– Bajo presión, apoyarnos en nuestro entorno y pedir ayuda

– Actuar y no sólo quejarme

– Relativizar los problemas y urgencias de acuerdo a la situación y al negocio

– Poner alarma a la hora de salida

– Descansar periódicamente – poner alarma

– Controlar emociones negativas al tener presión – relajarnos

– Quitar la silla de confidente – la silla de visita

– Relajarse antes de responder en caso de molestia

Acciones para mejorar la habilidad de preparación y planificación

– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc – hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)

– Reservar tiempo para planificar

– Priorizar tareas tomando en cuenta la importancia

– A todas las tareas, identificarle un plazo y planificarla según tal

– Planificar cada día el día anterior antes de salir

– Distribuir tiempo del día en ocupado y disponible

– Programar, planificar las tareas en el acto – anotarlas (para no olvidarlas)

– Revisar planificación periódicamente (ej. Semanalmente)

– Planificación detallada de cuándo y cómo se hará cada tarea

– Al planificar, dejar margen para imprevistos

– Planificar tiempo libre y descansos

– Planificar uso del correo electrónico – quitar el aviso

– Respetar el tiempo que se está ocupado, ser consecuente con la planificación, decir no si es necesario

– Depurar la bandeja de entrada del correo en una primera vez

– Planificar reuniones con un check list de «cosas por definir»

– Especificar los objetivos y orden del día de las reuniones con antelación

– Pedir formalización de agenda de reuniones

– Utilizar herramientas de Lotus para gestionar tiempo:tareas, agenda

– Poner alarma a la hora de salida

– Ante una decisión, estudia varias alternativas, sus pros y contras

Acciones para mejorar la habilidad de trabajo bajo presión.

– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)

– Reservar tiempo para planificar

– Saber decir no asertivamente al estar ocupado y coordinar peticiones en tiempo disponible

– Conectar el contestador del teléfono en momentos de ocupación y concentración.

– Planificación detallada de cuándo y cómo se hará cada tarea

– Al planificar, dejar margen para imprevistos

– Agrupar tareas similares para hacerlas juntas (llamadas, compras, etc)

– Delegar – hacer listas de tareas que no debería hacer yo y salir de ellas

– Hacer lista de disculpas y alternativas cuando estás ocupado

– Utilizar herramientas de Lotus para gestionar el tiempo (Lotus, Excel, etc.)

– Organizar entorno físico de trabajo – mesa limpia

– Bajo presión, apoyarnos en nuestro entorno y pedir ayuda.

– Relativizar los problemas y urgencias de acuerdo a la situación y el negocio

– Poner alarma a la hora de salida

– Descansar periódicamente – poner alarma

– Ante una decisión, estudiar varias alternativas, sus pros y contras

– Controlar emociones negativas al tener presión- relajarnos

– Quitar la silla de confidente – la silla de visita

Acciones para mejorar la habilidad de delegar

– Mejorar la coordinación – preguntar

– Delegar – Hacer listas de tareas que no debería hacer yo y salir de ellas

– Bajo presión, apoyarnos en nuestro entorno y pedir ayuda

Acciones para mejorar la habilidad de gestión de interrupciones

– Planificar cada día el día anterior antes de salir

– Saber decir no asertivamente al estar ocupado y coordinar peticiones en tiempo disponible

– Conectar el contestador del teléfono en momentos de ocupación y concentración

– Mejorar la coordinación – preguntar

– Planificar uso del correo electrónico -quitar el aviso

– Al leer el correo, revisarlo por encima y clasificarlo

– Identificar, registrar interrupciones sistemáticas y buscar acciones de mejora

– Hacer lista de disculpas y alternativas cuando estás ocupado

– Poner tiempo máximo a la lectura del correo

– No usar el correo para discusiones importantes y de origen personal

– Planificar reuniones con un check list de cosas por hacer

– Pedir formalización de agenda de reuniones

– Quitar la silla de confidente – la silla de visitas

Acciones para mejorar la habilidad de orientación a resultados

– Aclarar tus funciones, tener objetivos bien definidos

– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc – hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)

– Reservar tiempo para planificar

– Priorizar tareas tomando en cuenta la importancia

– Distribuir tiempo del día ocupado y libre

– Clasificar tareas según áreas clave /organización

– Planificación detallada de cuándo y cómo se hará cada tarea

– Agrupar tareas similares para hacerlas juntas (llamadas, compras, etc)

– Identificar, registrar interrupciones sistemáticas y buscar acciones de mejora

– Respetar el tiempo que estás ocupado, ser consecuente con la planificación, decir no se es necesario.

– Hacer primero las cosas importantes, de concentración y luego lo fácil y rápido

– Poner tiempo máximo a la lectura de correo «no importante»

– No usar el correo para discusiones importantes y de origen personal

– Planificar reuniones con un check list de «cosas por definir»

– Especificar los objetivos y orden del día de las reuniones con antelación

– Pedir formalización de agenda de reuniones

– Que las carpetas del correo y del ordenador tengan los mismos nombres

– Relativizar los problemas y urgencias de acuerdo a la situación y el negocio

– Ante una decisión, estudiar varias alternativas, sus pros y contras

– Valorar resultados y analizar causas de los objetivos no conseguidos

Si quieres saber más sobre organización y productividad personal, no dejes de leer mi post «Gestiona tu tiempo como un profesional».