Técnicas de organización personal

Podríamos decir que organizar consiste en crear un sistema o estructura que nos ayude a conseguir nuestras metas y objetivos, utilizando al máximo los recursos y medios de los que disponemos.

 

Relacionamos muchas veces la idea de “estar organizado” simplemente a crear una lista de tareas en una aplicación móvil. Sin embargo, existen otros elementos que son parte fundamental del éxito o fracaso de una buena organización personal, y esos elementos de los que vamos a hablar hoy, no son otra cosa que habilidades personales.

 

Hoy me gustaría presentaros 7 habilidades que Verónica Fernández Mesías, consultora y formadora en Management & Planning, considera imprescindibles para la organización y gestión diaria:

 

– Habilidad de predisposición

– Habilidad de preparación y planificación

– Habilidad de organización

– Habilidad de trabajo bajo presión

– Habilidad de delegar

– Habilidad de gestión de interrupciones

– Habilidad de orientación a resultados

 

 

¿QUÉ PODEMOS HACER PARA MEJORAR CADA UNA DE ESAS HABILIDADES?

 

Te presento una lista de acciones para cada una de las habilidades anteriormente enumeradas, según Verónica Fernández Mesías. Comprobarás que algunas de ellas se repiten en varios apartados, esto se debe a que una acción puede ser de utilidad para trabajar distintas habilidades.

 

Acciones para mejorar la habilidad de predisposición

 

– Aclarar tus funciones, tener objetivos bien definidos (smart)

– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc – hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)

– Reservar tiempo para planificar

– Distribuir tiempo del día en rojo (ocupado) y verde (disponible)

– Programar, planificar las tareas en el acto – anotarlas (para no olvidarlas)

– Saber decir no asertivamente al estar ocupado y coordinar peticiones en tiempo disponible

– Revisar planificación periódicamente

– Planificar tiempo y libre y descansos – poner alarmas

– Hacer lista de disculpas y alternativas cuando estás en tiempo rojo

– No usar el correo para discusiones importantes y de origen personal

– Pedir formalización de agenda de reuniones

– Bajo presión, apoyarnos en nuestro entorno y pedir ayuda

– Actuar y no sólo quejarme

– Relativizar los problemas y urgencias de acuerdo a la situación y al negocio

– Poner alarma a la hora de salida

– Descansar periódicamente – poner alarma

– Controlar emociones negativas al tener presión – relajarnos

– Quitar la silla de confidente – la silla de visita

– Relajarse antes de responder en caso de molestia

 

Acciones para mejorar la habilidad de preparación y planificación

 

– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc – hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)

– Reservar tiempo para planificar

– Priorizar tareas tomando en cuenta la importancia

– A todas las tareas, identificarle un plazo y planificarla según tal

– Planificar cada día el día anterior antes de salir

– Distribuir tiempo del día en ocupado y disponible

– Programar, planificar las tareas en el acto – anotarlas (para no olvidarlas)

– Revisar planificación periódicamente (ej. Semanalmente)

– Planificación detallada de cuándo y cómo se hará cada tarea

– Al planificar, dejar margen para imprevistos

– Planificar tiempo libre y descansos

– Planificar uso del correo electrónico – quitar el aviso

– Respetar el tiempo que se está ocupado, ser consecuente con la planificación, decir no si es necesario

– Depurar la bandeja de entrada del correo en una primera vez

– Planificar reuniones con un check list de «cosas por definir»

– Especificar los objetivos y orden del día de las reuniones con antelación

– Pedir formalización de agenda de reuniones

– Utilizar herramientas de Lotus para gestionar tiempo:tareas, agenda

– Poner alarma a la hora de salida

– Ante una decisión, estudia varias alternativas, sus pros y contras

 

Acciones para mejorar la habilidad de organización:

– Priorizar tareas tomando en cuenta la importancia
– Clasificar tareas según áreas clave / organización
– Agrupar tareas similares para hacerlas juntas (llamadas, compras, etc.)
– Al leer el correo, revisarlo por encima y clasificarlo.
– Depurar la bandeja de entrada del correo en una primera vez.
– Utilizar herramientas de Lotus para gestionar el tiempo: tareas, agenda.
– Hacer un curso par conocer las herramientas de trabajo (Lotus, Excel, etc.)
– Carpetas del correo y ordenador (PC) con los mismos nombres
– Planificar un momento para archivar

– Organizar entorno físico de trabajo – mesa limpia

 

Acciones para mejorar la habilidad de trabajo bajo presión.

 

– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)

– Reservar tiempo para planificar

– Saber decir no asertivamente al estar ocupado y coordinar peticiones en tiempo disponible

– Conectar el contestador del teléfono en momentos de ocupación y concentración.

– Planificación detallada de cuándo y cómo se hará cada tarea

– Al planificar, dejar margen para imprevistos

– Agrupar tareas similares para hacerlas juntas (llamadas, compras, etc)

– Delegar – hacer listas de tareas que no debería hacer yo y salir de ellas

– Hacer lista de disculpas y alternativas cuando estás ocupado

– Utilizar herramientas de Lotus para gestionar el tiempo (Lotus, Excel, etc.)

– Organizar entorno físico de trabajo – mesa limpia

– Bajo presión, apoyarnos en nuestro entorno y pedir ayuda.

– Relativizar los problemas y urgencias de acuerdo a la situación y el negocio

– Poner alarma a la hora de salida

– Descansar periódicamente – poner alarma

– Ante una decisión, estudiar varias alternativas, sus pros y contras

– Controlar emociones negativas al tener presión- relajarnos

– Quitar la silla de confidente – la silla de visita

 

Acciones para mejorar la habilidad de delegar

 

– Mejorar la coordinación – preguntar

– Delegar – Hacer listas de tareas que no debería hacer yo y salir de ellas

– Bajo presión, apoyarnos en nuestro entorno y pedir ayuda

 

Acciones para mejorar la habilidad de gestión de interrupciones

 

– Planificar cada día el día anterior antes de salir

– Saber decir no asertivamente al estar ocupado y coordinar peticiones en tiempo disponible

– Conectar el contestador del teléfono en momentos de ocupación y concentración

– Mejorar la coordinación – preguntar

– Planificar uso del correo electrónico -quitar el aviso

– Al leer el correo, revisarlo por encima y clasificarlo

– Identificar, registrar interrupciones sistemáticas y buscar acciones de mejora

– Hacer lista de disculpas y alternativas cuando estás ocupado

– Poner tiempo máximo a la lectura del correo

– No usar el correo para discusiones importantes y de origen personal

– Planificar reuniones con un check list de cosas por hacer

– Pedir formalización de agenda de reuniones

– Quitar la silla de confidente – la silla de visitas

 

Acciones para mejorar la habilidad de orientación a resultados

 

– Aclarar tus funciones, tener objetivos bien definidos

– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc – hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)

– Reservar tiempo para planificar

– Priorizar tareas tomando en cuenta la importancia

– Distribuir tiempo del día ocupado y libre

– Clasificar tareas según áreas clave /organización

– Planificación detallada de cuándo y cómo se hará cada tarea

– Agrupar tareas similares para hacerlas juntas (llamadas, compras, etc)

– Identificar, registrar interrupciones sistemáticas y buscar acciones de mejora

– Respetar el tiempo que estás ocupado, ser consecuente con la planificación, decir no se es necesario.

– Hacer primero las cosas importantes, de concentración y luego lo fácil y rápido

– Poner tiempo máximo a la lectura de correo «no importante»

– No usar el correo para discusiones importantes y de origen personal

– Planificar reuniones con un check list de «cosas por definir»

– Especificar los objetivos y orden del día de las reuniones con antelación

– Pedir formalización de agenda de reuniones

– Que las carpetas del correo y del ordenador tengan los mismos nombres

– Relativizar los problemas y urgencias de acuerdo a la situación y el negocio

– Ante una decisión, estudiar varias alternativas, sus pros y contras

– Valorar resultados y analizar causas de los objetivos no conseguidos

 

Si quieres saber más sobre organización y productividad personal, no dejes de leer mi post «Gestiona tu tiempo como un profesional».

 
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