Podríamos decir que organizar consiste en crear un sistema o estructura que nos ayude a conseguir nuestras metas y objetivos, utilizando al máximo los recursos y medios de los que disponemos.
Relacionamos muchas veces la idea de “estar organizado” simplemente a crear una lista de tareas en una aplicación móvil. Sin embargo, existen otros elementos que son parte fundamental del éxito o fracaso de una buena organización personal, y esos elementos de los que vamos a hablar hoy, no son otra cosa que habilidades personales.
Hoy me gustaría presentaros 7 habilidades que Verónica Fernández Mesías, consultora y formadora en Management & Planning, considera imprescindibles para la organización y gestión diaria:
– Habilidad de predisposición
– Habilidad de preparación y planificación
– Habilidad de organización
– Habilidad de trabajo bajo presión
– Habilidad de delegar
– Habilidad de gestión de interrupciones
– Habilidad de orientación a resultados
¿QUÉ PODEMOS HACER PARA MEJORAR CADA UNA DE ESAS HABILIDADES?
Acciones para mejorar la habilidad de predisposición
– Aclarar tus funciones, tener objetivos bien definidos (smart)
– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc – hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)
– Reservar tiempo para planificar
– Distribuir tiempo del día en rojo (ocupado) y verde (disponible)
– Programar, planificar las tareas en el acto – anotarlas (para no olvidarlas)
– Saber decir no asertivamente al estar ocupado y coordinar peticiones en tiempo disponible
– Revisar planificación periódicamente
– Planificar tiempo y libre y descansos – poner alarmas
– Hacer lista de disculpas y alternativas cuando estás en tiempo rojo
– No usar el correo para discusiones importantes y de origen personal
– Pedir formalización de agenda de reuniones
– Bajo presión, apoyarnos en nuestro entorno y pedir ayuda
– Actuar y no sólo quejarme
– Relativizar los problemas y urgencias de acuerdo a la situación y al negocio
– Poner alarma a la hora de salida
– Descansar periódicamente – poner alarma
– Controlar emociones negativas al tener presión – relajarnos
– Quitar la silla de confidente – la silla de visita
– Relajarse antes de responder en caso de molestia
Acciones para mejorar la habilidad de preparación y planificación
– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc – hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)
– Reservar tiempo para planificar
– Priorizar tareas tomando en cuenta la importancia
– A todas las tareas, identificarle un plazo y planificarla según tal
– Planificar cada día el día anterior antes de salir
– Distribuir tiempo del día en ocupado y disponible
– Programar, planificar las tareas en el acto – anotarlas (para no olvidarlas)
– Revisar planificación periódicamente (ej. Semanalmente)
– Planificación detallada de cuándo y cómo se hará cada tarea
– Al planificar, dejar margen para imprevistos
– Planificar tiempo libre y descansos
– Planificar uso del correo electrónico – quitar el aviso
– Respetar el tiempo que se está ocupado, ser consecuente con la planificación, decir no si es necesario
– Depurar la bandeja de entrada del correo en una primera vez
– Planificar reuniones con un check list de «cosas por definir»
– Especificar los objetivos y orden del día de las reuniones con antelación
– Pedir formalización de agenda de reuniones
– Utilizar herramientas de Lotus para gestionar tiempo:tareas, agenda
– Poner alarma a la hora de salida
– Ante una decisión, estudia varias alternativas, sus pros y contras
– Organizar entorno físico de trabajo – mesa limpia
Acciones para mejorar la habilidad de trabajo bajo presión.
– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)
– Reservar tiempo para planificar
– Saber decir no asertivamente al estar ocupado y coordinar peticiones en tiempo disponible
– Conectar el contestador del teléfono en momentos de ocupación y concentración.
– Planificación detallada de cuándo y cómo se hará cada tarea
– Al planificar, dejar margen para imprevistos
– Agrupar tareas similares para hacerlas juntas (llamadas, compras, etc)
– Delegar – hacer listas de tareas que no debería hacer yo y salir de ellas
– Hacer lista de disculpas y alternativas cuando estás ocupado
– Utilizar herramientas de Lotus para gestionar el tiempo (Lotus, Excel, etc.)
– Organizar entorno físico de trabajo – mesa limpia
– Bajo presión, apoyarnos en nuestro entorno y pedir ayuda.
– Relativizar los problemas y urgencias de acuerdo a la situación y el negocio
– Poner alarma a la hora de salida
– Descansar periódicamente – poner alarma
– Ante una decisión, estudiar varias alternativas, sus pros y contras
– Controlar emociones negativas al tener presión- relajarnos
– Quitar la silla de confidente – la silla de visita
Acciones para mejorar la habilidad de delegar
– Mejorar la coordinación – preguntar
– Delegar – Hacer listas de tareas que no debería hacer yo y salir de ellas
– Bajo presión, apoyarnos en nuestro entorno y pedir ayuda
Acciones para mejorar la habilidad de gestión de interrupciones
– Planificar cada día el día anterior antes de salir
– Saber decir no asertivamente al estar ocupado y coordinar peticiones en tiempo disponible
– Conectar el contestador del teléfono en momentos de ocupación y concentración
– Mejorar la coordinación – preguntar
– Planificar uso del correo electrónico -quitar el aviso
– Al leer el correo, revisarlo por encima y clasificarlo
– Identificar, registrar interrupciones sistemáticas y buscar acciones de mejora
– Hacer lista de disculpas y alternativas cuando estás ocupado
– Poner tiempo máximo a la lectura del correo
– No usar el correo para discusiones importantes y de origen personal
– Planificar reuniones con un check list de cosas por hacer
– Pedir formalización de agenda de reuniones
– Quitar la silla de confidente – la silla de visitas
Acciones para mejorar la habilidad de orientación a resultados
– Aclarar tus funciones, tener objetivos bien definidos
– Antes de empezar tareas o proyectos, definir objetivos, requisitos, calidad, etc – hacer formato para revisar que tenemos toda la información necesaria (check list)
– Reservar tiempo para planificar
– Priorizar tareas tomando en cuenta la importancia
– Distribuir tiempo del día ocupado y libre
– Clasificar tareas según áreas clave /organización
– Planificación detallada de cuándo y cómo se hará cada tarea
– Agrupar tareas similares para hacerlas juntas (llamadas, compras, etc)
– Identificar, registrar interrupciones sistemáticas y buscar acciones de mejora
– Respetar el tiempo que estás ocupado, ser consecuente con la planificación, decir no se es necesario.
– Hacer primero las cosas importantes, de concentración y luego lo fácil y rápido
– Poner tiempo máximo a la lectura de correo «no importante»
– No usar el correo para discusiones importantes y de origen personal
– Planificar reuniones con un check list de «cosas por definir»
– Especificar los objetivos y orden del día de las reuniones con antelación
– Pedir formalización de agenda de reuniones
– Que las carpetas del correo y del ordenador tengan los mismos nombres
– Relativizar los problemas y urgencias de acuerdo a la situación y el negocio
– Ante una decisión, estudiar varias alternativas, sus pros y contras
– Valorar resultados y analizar causas de los objetivos no conseguidos
Si quieres saber más sobre organización y productividad personal, no dejes de leer mi post «Gestiona tu tiempo como un profesional».
© 2019 Todos los derechos reservados
HECHO CON