¿Cómo priorizar tareas?

¿Te cuesta organizarte tu jornada?, ¿no sabes diferenciar lo importante de lo urgente? ¿cuál de las dos cosas hay que hacer primero?

 

Para saber diferenciar lo importante de lo urgente hay que comenzar por conocer el concepto de urgencia e importancia:

 

  • – Urgencia: cualidad asociada al tiempo. Una tarea se vuelve más urgente en función del poco tiempo que queda para la fecha límite o del volumen de la tarea.
  • – Importancia: cualidad asociada a las consecuencias. Una tarea aumenta su importancia si las consecuencias de fracasar en ella aumentan.

 

La urgencia y la importancia son atributos no excluyentes; es decir, una tarea puede ser urgente e importante a la vez.

 

¿Cómo medir la urgencia?

Una tarea aumenta su urgencia cuanto más larga sea y cuanto menos tiempo quede para la fecha límite.

 

¿Cómo medir la importancia?

La importancia es una cualidad subjetiva, depende totalmente de cada uno de nosotros. Por lo tanto, no existe medida objetiva para evaluarla, tú eres el único que la define.

 

A continuación te presento unas preguntas que te ayudarán a identificar la prioridad de cada una de tus tareas:

 

  • – ¿Por qué y para qué?
  • – ¿Qué se debe lograr? (lo más preciso posible en condiciones y características)
  • – ¿Cuándo debería concluirse?
  • – ¿Cómo debe hacerse? (proceso)
  • – ¿Quién es responsable?

 

MATRIZ IMPORTANCIA-URGENCIA

 

Una técnica muy útil a la hora de gestionar nuestro tiempo es la priorización de tareas en función de su importancia y de su urgencia. Para ello, haz una lista de todas las cosas que tienes pendientes por hacer, de todos los ámbitos de tu vida y clasifica cada una para saber si son urgentes y/o importantes.

 

Para priorizar usa la siguiente matriz, donde:

“+” = si

“-“ = no

“u” = urgente

“i” = importante

 

A cada tarea de la lista se le va asignando un número según si su prioridad es 1, 2, 3, ó 4. Luego se elige cuáles y cuántas tareas con números 1, 2, 3, 4 queremos hacer esta semana y según se van realizando se tachan de la lista. Al tachar cada tarea el subconsciente da por terminada la fuga de energía que nos provoca tener tantas tareas pendientes, dejando así toda la energía concentrada para realizar la siguiente tarea.

 

 

 

TAREAS

U

I

PRIORIDAD

Tarea 1

+

+

1

Tarea 2

+

3

Tarea 3

+

2

Tarea 4

4

 

Coloca cada tarea en el lugar de la matriz que le corresponde, para identificar la acción idónea a realizar.

 

  •  
  • Prioridad 1: representa aquello que es urgente e importante. El plan de acción es hacerlo ya.
  • Prioridad 2: Representa aquello que es importante pero no urgente. El plan de acción con estas tareas es planificarlas.
  • Prioridad 3: Representa aquello que no es importante pero si urgente. El plan de acción en este caso es delegar si puedes.
  • Prioridad 4: Representa aquello que ni es importante ni urgente. El plan de acción para estas tareas es “eliminarlas” de la lista siempre que se pueda.

 

Las prioridades 1 y 3 tienen que ver con asuntos relacionados con los demás, por lo que solemos prestarles más atención, mientras que la prioridad 2, lo importante pero no urgente, tiene que ver con «nuestros asuntos», que posponemos «para otro rato», que suele no llegar nunca.

Enfocarnos en atender prioridades 2 hará que progresemos mucho más y aceleremos la consecución de nuestros objetivos.

 

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